取引先からの注文や連絡が、いまだにFAXで届く——製造・卸・建設・医療・飲食の仕入れなど、個人事業でもよくある状況です。インターネットFAX（メールでFAXを受け取るサービス）を使えば、届いたFAXはPDF添付のメールになります。この記事では、そのPDFをGAS（Google Apps Script）で自動処理し、保存・台帳化・通知まで自動化する方法と、正直な限界を解説します。
まず前提：FAXを「メールで受け取れる」状態にする
この自動化は、FAXがメールで届くことが出発点です。まだ従来のFAX機を使っている場合は、インターネットFAX（受信したFAXをPDF添付メールで送ってくれるサービス）に切り替えるのが先です。多くのサービスは、受信FAXをPDFファイルとしてメール添付で届けます。この定型のメールが、自動化の入口になります。
できること・できないこと：GASは「FAXを受ける」ことはしません（それはインターネットFAXの役割）。GASができるのは、届いたPDFの保存・記録・通知・読み取りという"その後の処理"です。
作る仕組みの全体像
組み立てる流れは一本です。インターネットFAXがPDF添付メールを送信 → GmailでGASが検知 → PDFをGoogleドライブへ保存 → スプレッドシート（受信台帳）へ記録 → 通知。さらに、注文書などの定型FAXならOCR（文字の読み取り）を足して、内容の一部を台帳に自動入力することもできます。
入口
インターネットFAXからのPDF添付メール。差出人や件名でGASが対象を特定します。
保存
PDFを日付・取引先ごとのGoogleドライブのフォルダへ自動で振り分けて保存します。
台帳
受信日時・送信元・ファイル名・対応状況を一覧化。処理漏れを防ぎます。
読み取り（任意）
OCRで本文を文字にし、注文番号や数量などを台帳へ補助的に入力します。
自動処理の手順
- FAX受信メールの形を確認するインターネットFAXから届くメールの差出人・件名・添付形式（PDF等）を把握します。
- Gmailで対象を絞り込む差出人アドレスや件名でラベル・フィルタを作り、処理対象のFAXメールだけを確実に特定します。
- PDFをGoogleドライブへ保存するGASで添付ファイルを取り出し、年月や取引先ごとのフォルダへ保存します。ファイル名に受信日を付けると探しやすくなります。
- 受信台帳に記録する受信日時・送信元・保存先リンク・対応状況（未処理／処理済み）をスプレッドシートへ追記します。
- スマホへ通知する新着FAXをメールやチャットへ通知し、外出中でも受信に気づける状態にします。
- （任意）OCRで内容を読み取るGoogleドライブや外部のOCRでPDFを文字にし、注文番号・数量などを台帳へ補助入力します。読み取り結果は必ず人が確認します。
正直な限界と注意点
- OCRは万能ではない：手書きや不鮮明なFAXは読み取り精度が下がります。金額・数量など重要な項目は必ず人が原本を確認します。
- 書式が変わると崩れる：取引先ごとにFAXの様式が違い、変更もあります。定型フォーマットほど自動入力しやすく、非定型は「保存＋通知」までに留めるのが安全です。
- 非リアルタイム：GASのメール監視は数分間隔です。至急の受注には別の通知設計が必要です。
- 個人情報・取引情報の取り扱い：注文内容や連絡先を扱うため、保存先の共有範囲やアクセス権に注意します。
- 保守がいる：GASはコードの管理・不具合対応が必要で、作りっぱなしにはできません。
まずどこから始めるか
いきなりOCRまで作り込まず、「PDFをドライブに自動保存」＋「受信台帳に記録」＋「スマホ通知」の3つから始めるのが安全です。これだけでも、FAXの見落としや紙の紛失が大きく減ります。定型の注文書が多いなら、そのあとにOCRでの補助入力を足していきます。
まとめ
FAXは、インターネットFAXでメール化してしまえば、GASで保存・台帳化・通知まで自動化できます。まずは保存と通知から始め、定型フォーマットに限ってOCRを足す。手書きや非定型は人の確認を残す——この線引きを守れば、紙のFAX対応に取られていた時間を無理なく減らせます。
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